Integritetspolicy

På Advokatfirman Wilja HB värnar vi om din personliga integritet. Vi behandlar personuppgifter om dig som ett led i vår advokatverksamhet. Din integritet är viktig för oss och denna integritetspolicy har tagits fram för att du ska veta vilka uppgifter vi behandlar.

Integritetspolicyn förklarar hur vi behandlar dina personuppgifter, vilka dina rättigheter är, hur du kan göra dessa gällande och vem du ska vända dig till med frågor om behandlingen av dina personuppgifter.

Ansvarig för behandling av personuppgifter

Advokatfirman Wilja HB (969801-8224, Gjuterigatan 9, 553 18 Jönköping) är personuppgiftsansvarig för advokatbyråns behandling av personuppgifter.

Vad är en personuppgift?

Personuppgifter är all slags information som direkt eller indirekt kan hänföras till en fysisk person som är i livet. Det kan exempelvis vara en e-postadress, ett telefonnummer, IP-nummer, bilder och ljudupptagningar eller en eller flera faktorer som är specifika för den fysiska personens fysiska, fysiologiska, genetiska, psykiska, ekonomiska, kulturella eller sociala identitet.

Vad innebär behandling?

Behandling av personuppgifter omfattar alltifrån att ta emot, läsa, modifiera, radera, lagra, registrera, organisera, strukturera, bearbeta, framtaga, använda, utlämna genom överföring, sprida eller tillhandahålla på annat sätt, justera eller sammanföra, begränsa, radera eller förstöra. Men även att omorganisera, strukturera, bearbeta och överföra personuppgifter till en tredje part.

När vi behandlar personuppgifter om dig

Vi behandlar personuppgifter om dig för att uppfylla våra åtaganden gentemot dig i egenskap av klient eller leverantör. Vi behandlar personuppgifter i samband med rekrytering och event vi arrangerar.

Vilka personuppgifter vi behandlar om dig

• Personuppgifter: Personuppgifterna vi behandlar är namn, titel, arbetsgivare, personnummer, kontaktuppgifter, uppdragsbenämning, uppdragsbeskrivning, ekonomiska uppgifter, uppgift om klienten eller närstående eller känd medarbetare till denne är person i politisk utsatt ställning och namn och yrke/position för sådan politiskt utsatt person, faktureringsuppgifter och betalningsinformation. Vi behandlar uppgifter kopplade till anställda eller uppdragstagare hos juridiska personer och om motparter som är fysiska personer. Dessa uppgifter utgörs av namn, titel, arbetsgivare, personnummer, uppdragsbenämning.
  
  Vi behandlar uppgifter om andra personer som är aktuella inom ramen för våra uppdrag. Dessa personer kan vara motpartsombud, skiljemän, domare, konsulter, vittnen, sakkunniga, anställda hos bolag som förvärvas eller säljs, avtalsparter eller andra personer vars information vi behöver samla in för att kunna uppfylla våra åtaganden gentemot klienter.
  
  
• Särskilda kategorier av personuppgifter: Vi kan inom ramen för våra uppdrag behandla särskilda kategorier av personuppgifter såsom uppgifter om lagöverträdelser, ras eller etniskt ursprung, politiska åsikter, religiös eller filosofisk övertygelse eller medlemskap i fackförening eller som rör hälsa eller sexualliv om det är relevant för uppdraget. Dessa behandlas endast när det är nödvändigt på grund av ärendets karaktär.

Varför vi behandlar personuppgifter om dig

Alla personuppgifter vi samlar in görs i enlighet med de grundläggande principerna i dataskyddsförordningen. Det här innebär att personuppgifterna behandlas på ett lagligt, korrekt och öppet sätt i förhållande till den registrerade. Vi ska vara transparenta om vilka uppgifter vi hanterar och se till att de personer som på olika sätt finns registrerade hos oss kan göra sina rättigheter gällande på ett effektivt sätt.

Personuppgifter vi behandlar baserat på rättslig förpliktelse

Personuppgifter vi behandlar baserat på rättslig förpliktelse är vid genomförandet av jävskontroller för att vi som advokatbyrå ska kunna fullgöra vår skyldighet att utesluta intressekonflikter och för att i tillämpliga fall kunna iaktta de särskilda regler som ställs kring penningtvätt och terrorism.

Personuppgifter vi behandlar baserat på avtal

Personuppgifter vi behandlar baserat på avtal är vid hanteringen och administreringen av:
– fakturering, påminnelser och betalningar kopplade till något ärende på byrån,
– vår redovisning, och
– kundfordringar som uppkommer inom ramen för ett uppdrag.

Personuppgifter vi behandlar baserat på berättigade intresse

Personuppgifter vi behandlar baserat på berättigat intresse är personuppgifter som:
– vi skulle behöva för att försvara oss mot rättsliga anspråk rörande kraven om penningtvätt och terrorism samt EU:s marknadsmissbruksförordning,
– är nödvändiga för att kunna uppfylla Advokatsamfundets regelverk kring advokatverksamhet och försvara oss mot rättsliga anspråk,
– behövs för att tillvarata våra rättigheter vid andra rättsliga anspråk som riktas mot oss,
– är nödvändiga för administrering och genomförande av arvodesredovisning,
– behövs för att kunna kommunicera med dig via mail, post och telefon och för att kunna administrera och boka möten,
– behövs för att tillhandahålla effektiv och korrekt dokumentation, administration och handläggning av uppdraget.

Advokatfirman Wilja HB:s berättigade intresse består häri att ha möjlighet att tillvarata och skydda våra rättigheter vid rättsliga anspråk, administrera relationen till dig som klient, motpart eller annan inom ramen för uppdraget. Tillhandahållandet av dina personuppgifter är inte ett lagstadgat krav, men är nödvändigt för att vi ska kunna fullgöra vårt avtal och uppfylla våra åtaganden i ärendet.

Hur får vi personuppgifterna?

Personuppgifterna som vi behandlar om dig har lämnats till oss av antingen domstol, myndigheter, klient, motpart, motpartsombud, andra parter som har koppling till ärendet, eller som samlats in från privata eller offentliga register eller andra källor. Personuppgifterna kan även ha lämnats från dig i samband med att du fyllde i vårt formulär på hemsidan eller anmälde dig till något av våra event.

Personuppgiftsbiträden

När vi anlitar personuppgiftsbiträden gör vi det endast när personuppgiftsbiträdet ger tillräckliga garantier om att genomföra lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder på ett sådant sätt att behandlingen uppfyller kraven i lagen och säkerställer att den registrerades rättigheter skyddas. Personuppgiftsbiträdesavtal ingås alltid med personuppgiftsbiträden.

Överföring av personuppgifter till annan

Personuppgifter kan komma att överföras till advokatbolag som bedriver verksamhet i samarbete med Advokatbyrån i syfte att utföra jävs- och penningtvättkontroll, för informations- och kunskapsutbyte och resursallokering. Vi kommer inte att lämna ut personuppgifter till utomstående annat än i de fall då det särskilt överenskommits mellan oss och dig, då det inom ramen för ett visst uppdrag är nödvändigt för att tillvarata dina rättigheter, om det är nödvändigt för att vi skall fullgöra lagstadgad skyldighet eller efterkomma myndighetsbeslut eller beslut av domstol, eller för det fall vi anlitar utomstående tjänsteleverantörer som utför uppdrag för vår räkning. Uppgifterna kan komma att lämnas ut till domstolar, myndigheter, motparter och motpartsombud om det är nödvändigt för att tillvarata dina rättigheter.

Så långt det går undviker vi överföring av personuppgifter till tredje land men när det är nödvändigt eller bedöms vara lämpligt sker det under förutsättning att vi har vidtagit tillräckliga säkerhetsåtgärder.

Tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder

Vi utvärderar möjligheterna att vidta tekniska åtgärder, såsom pseudonymisering och uppgiftsminimering för att effektivt leva upp till kraven i GDPR och skydda den registrerades rättigheter. Vi genomför även lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder för att säkerställa att endast personuppgifter som är nödvändiga för varje specifikt ändamål med behandlingen behandlas.

Lagring av personuppgifter

Personuppgifterna lagras i enlighet med den skyldighet som åvilar Advokatfirman Wilja HB enligt Vägledande regler för god advokatsed, vilket innebär lagring av personuppgifter under tio år från dagen för ärendets slutförande, eller den längre tid som påkallas av ärendets natur. Detsamma gäller uppgifter som behandlas i syfte att internt utveckla, analysera och marknadsföra vår verksamhet. Om du avanmäler dig från nyhetsbrev eller liknande kommer uppgifterna omedelbart att raderas.

Vad händer om det sker en personuppgiftsincident?

En personuppgiftsincident är en säkerhetsincident, det kan vara allt från att servern blir hackad till att en arbetstelefon tappas bort. Det är en händelse som leder till oavsiktlig eller olaglig förstöring, förlust eller ändring eller till obehörigt röjande av eller obehörig åtkomst till de personuppgifter som överförts, lagrats eller på annat sätt behandlats. Alla incidenter dokumenteras i en incidenthanteringslogg där vi beskriver omständigheterna, effekterna av incidenten och vilka åtgärder som har vidtagits för att minska skadan och spridningen av personuppgifterna så långt det är möjligt. Vissa incidenter kräver lagen ska rapporteras till Datainspektionen och i vissa fall även till den registrerade, vid sådana tillfällen följer vi givetvis lagen.

Vårt artikel 30-register

Vi för ett register över behandlingar av personuppgifter enligt artikel 30 i GDPR.
Personuppgiftsansvarig är ansvarig för att hålla registret uppdaterat vid förändringar.

Dina rättigheter som registrerad (en person vars personuppgifter behandlas i vårt företag)

Du har vissa rättigheter när vi samlar in och behandlar dina personuppgifter.

Rättigheterna är följande:
– begära ett utdrag över de personuppgifter företaget behandlar samt på vilket sätt de behandlas,
– begära rättelse av eventuellt felaktiga uppgifter,
– begära att bli raderad (detta kan dock endast genomföras förutsatt att företaget inte har rätt att behålla uppgifterna på någon annan laglig grund),
– begära att behandlingen under vissa omständigheter begränsas, nyttja rätten till dataportabilitet,
och slutligen
– invända mot profilering